效率祕技∕找出適用通訊科技4原則,把開會次數降到最低 效率祕技∕找出適用通訊科技4原則,把開會次數降到最低 開會似乎是組織活動裡的「必要之惡」。開會能讓經理人得到一份不正確的安慰感,誤以為他們所傳達的訊息,大家都聽到了、也吸收了,而且如果他們想要尋求別人的看法,也可以馬上得到。 然而,如果說開會的目的在於溝通,那麼經理人應該向術後面膜團隊灌輸一種觀念,那就是溝通的關鍵在於「即時性」,而不是把團隊成員從手邊的工作拉開,把可以拿來執行任務的真實且寶貴的時間,都用在開會上。 簡單說,有效能的經理人會善用真實時間之外的機會、活用非會議的方式來收集看法、傳達指令,而要做到這一點,關鍵點就在於科技。科技不但能幫助經理人在某種程度上取代會議,鬆綁所有與會者的時間,也找房子能讓自己更開放、更容易被找到,展現出平易近人的感覺。 不過,科技發展日新月異,經理人也不宜「為了科技而科技」,因此可參照以下4個原則,來判斷哪些科技或工具,最有助於你和你的團隊保持聯繫。 1.能多快就讓你收到報告?沒有什麼方法比接到團隊成員的每日例行報告,更能將開會次數降到最低了。部屬的每日例行報告,不但有助於經理人了解專案的關鍵字廣告進度、工作的成敗,也能夠深入掌握員工在工作現場所碰到的問題,並且徵詢他們的意見或建議。 因此,基於快速收到例行工作報告且減少會議的考量,經理人應選擇能讓這類報告易於製作、傳送和存取的科技,包括電子郵件,或者透過網路建立可共享的檔案。2.是不是能讓你追根究柢?有效率的經理人的開關永遠都是開啟著的,他們有著機警而追根究柢的本性,結婚不會受到日程表和實際環境的架構限制,因此應選擇能夠讓人和資訊都容易親近,並且讓許多資訊都近在手邊的科技。 2.是不是能讓你追根究柢?有效率的經理人的開關永遠都是開啟著的,他們有著機警而追根究柢的本性,不會受到日程表和實際環境的架構限制,因此應選擇能夠讓人和資訊都容易親近,並且讓許多資訊都近在手邊的科技。 善於利用網路科技,以信用卡代償搜尋及掌握充分資訊,已是經理人的必備技能,而隨著黑莓機和3G行動電話的普及,更使得經理人隨時都能追蹤自己與團隊成員的工作進度。因此,在接獲部屬的進度回報時,經理人若有所疑慮,或要進一步了解有關報告的後續問題,除了透過電話、簡訊或語音留言等方式溝通之外,也可透過線上即時通訊、語音郵件或視訊會議等軟體,立即詢問相關人員,並給予節能燈具特別的指示——這類工具尤其適用於管理分散於全球各地的虛擬團隊。 3.和你團隊之外的系統是否相容?最好的溝通是能延伸到你的團隊或公司之外。在這一點上,目前已四通八達的電子郵件,無疑是最有效的工具,對於你公司之外的組織一起規畫或協調時,非常有幫助。 4.是不是真的必要?如果沒有使用某種科技的必要,就要三思而行。而且在考慮有哪些科禮服技可用時,也要顧及你周圍團隊的電腦或技術程度。 使用通訊科技是為了促成即時的溝通、降低差旅費用、減少不必要的會議,以及有效地管理虛擬團隊,如果一味地追求最先進複雜的科技,反而造成團隊成員的學習或溝通阻礙,那就本末倒置了。在很多情況下,電子郵件和語音郵件,仍舊是最基本、卻也最有效的溝通工具。一個注重時間的經理人,會時時對於新房屋買賣的通訊科技保持高度興趣,因為他們在乎的是訊息的收集與散播功能,而非是否趕得上潮流、是否最昂貴或最先進。因此,一旦戒掉對於開會的胃口之後,經理人往往能發現,有許多科技工具能夠為他們所用。 不過,要藉助科技來促進意見交流,又能輔佐經理人的時間管理哲學,還要謹記「凡事適量」的原則。科技終究是少了語氣、表情、聲音、肢體語言的溝通工結婚西裝具,有時難免會發生過濾、甚至扭曲訊息的效應。 所以,真正懂得活用科技的經理人,都會同時使用多種科技,並且會定期地詢問團隊成員和他們所接收到與詮釋的訊息,是否和他的原始用意相符,有沒有什麼不對的地方。  


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